Hồi còn làm trợ lý cho Tổng giám đốc, có một buổi tối tôi ngồi đếm lại những việc mình đã làm trong ngày. Soạn lại một email xác nhận lịch họp, gần như y hệt email hôm qua. Tổng hợp lại một báo cáo tuần, cùng khung, chỉ khác vài con số. Nhắc lại ba cuộc hẹn cho ba người, cùng một câu nhắc. Không việc nào khó. Chỉ là chúng lặp lại, ngày này qua ngày khác.
Tối hôm đó tôi tự hỏi: nếu có một trợ lý làm được những việc này thay mình, mình sẽ dùng thời gian ấy vào đâu? Câu hỏi đó về sau thành Chạm Phát. Và câu trả lời gọn nhất tôi có hôm nay là: 2 buổi tối, dựng xong một đội quân trợ lý AI của riêng bạn.
Vì sao lại là 2 buổi tối
Người làm doanh nghiệp một người, chủ shop nhỏ, người làm tự do đều có chung một điểm: ban ngày không có giờ trống. Khách nhắn, hàng về, việc gấp chen việc gấp. Muốn học một thứ mới, chỉ còn buổi tối.
Nên tôi chia việc dựng đội trợ lý thành 2 buổi tối, mỗi buổi có một mục tiêu rõ ràng. Hết buổi 1, bạn có trợ lý chạy trên máy mình. Hết buổi 2, đội trợ lý ấy chạy cả trên máy chủ riêng, 24/24, nối vào dữ liệu thật của bạn. Không dàn trải, không học lý thuyết suông rồi về nhà tự mò.
Buổi 1: trợ lý đầu tiên chạy trên máy bạn
Buổi đầu tiên tập trung vào một việc: làm cho trợ lý chạy được trên chính máy tính của bạn và làm được một việc thật.
- Dựng trợ lý trên máy bạn. Bạn tự cài, tự chạy, tự thấy nó trả lời. Lúc nó trả lời câu đầu tiên là lúc bạn hiểu nó không còn là thứ xa lạ.
- Nạp kho tài liệu của bạn. Bảng giá, câu hỏi khách hay hỏi, quy trình giao hàng, mẫu email, ghi chú nội bộ. Trợ lý nhớ kho này và trả lời dựa trên đó.
- Hỏi và kiểm tra nguồn. Mỗi câu trả lời có dẫn nguồn: lấy từ tài liệu nào, đoạn nào. Bạn kiểm được ngay nó nói đúng hay sai, thay vì tin mù.
- Giao việc lặp lại đầu tiên. Chọn một việc bạn làm mỗi ngày, ví dụ soạn email xác nhận đơn, và để trợ lý làm thử.
Mục tiêu của buổi 1 khá khiêm tốn: một trợ lý, một kho tài liệu, một việc lặp lại được giao đi. Nhưng đó là nền để buổi 2 dựng tiếp.
Buổi 2: đưa đội trợ lý lên máy chủ riêng, chạy 24/24
Trợ lý trên máy bạn rất tiện, nhưng tắt máy là nó nghỉ. Khách thì không nghỉ theo giờ của bạn. Buổi 2 giải quyết chuyện này.
- Đưa lên máy chủ riêng. Đội trợ lý chạy trên máy chủ của bạn 24/24, kể cả khi bạn đang ngủ hay đang đi giao hàng.
- Nối vào dữ liệu thật. Đơn hàng, lịch hẹn, bảng tính, danh sách khách. Trợ lý đọc dữ liệu đang chạy của bạn, không chỉ đọc một tệp mẫu.
- Chia việc thành nhiều trợ lý. Một trợ lý chăm khách, một trợ lý soạn báo cáo, một trợ lý nhắc lịch. Mỗi trợ lý một việc, giống như giao việc cho từng người trong đội.
- Thử đổi model AI. Bạn đổi được model giữa chừng mà đội trợ lý vẫn chạy, vì tài liệu và quy trình là của bạn, không bị khoá vào một nhà cung cấp.
Hết buổi 2, bạn có một đội trợ lý làm được việc, chạy ở hai nơi, nhớ tài liệu của bạn và đọc được dữ liệu thật.
Vì sao bạn tự tay làm, và vì sao có 2 người ngồi cùng
Tôi từng xem nhiều buổi hướng dẫn mà người dạy làm hết, người học ngồi xem. Xem thì thấy dễ. Về nhà mở máy ra thì không nhớ bắt đầu từ đâu.
Vì vậy nguyên tắc ở đây là bạn tự tay làm từng bước trên máy của bạn. Còn 2 người đứng lớp ngồi cùng bạn suốt cả 2 buổi. Bạn kẹt ở đâu, có người gỡ ngay ở đó. Máy báo lỗi lạ, có người nhìn cùng. Bạn chưa biết nên giao việc gì trước, có người hỏi lại công việc hằng ngày của bạn để chọn cùng.
Cách này chậm hơn một chút so với ngồi xem. Bù lại, thứ bạn mang về là đội trợ lý do chính tay bạn dựng, và bạn biết cách sửa nó khi cần.
Những điều nên biết trước
Tôi muốn nói rõ cả giới hạn, vì tôi từng làm trợ lý và biết cảm giác bị hứa quá đà.
- Trợ lý AI vẫn có lúc trả lời sai. Dẫn nguồn giúp bạn phát hiện nhanh, nhưng việc quan trọng như báo giá, cam kết với khách, chuyện tiền bạc thì bạn vẫn nên duyệt trước khi gửi.
- Trợ lý chỉ tốt bằng kho tài liệu bạn nạp vào. Tài liệu cũ, thiếu, mâu thuẫn thì câu trả lời cũng sẽ như vậy.
- 2 buổi tối giúp bạn dựng xong đội trợ lý và hiểu cách nó chạy. Việc tinh chỉnh cho hợp với công việc của bạn là chuyện tiếp diễn sau đó, mỗi tuần một chút.
- Không ai hứa được với bạn rằng có trợ lý thì thu nhập sẽ tăng bao nhiêu. Điều trợ lý làm được là lấy bớt việc lặp lại khỏi tay bạn.
Việc bạn làm được ngay tối nay
Trước khi nghĩ tới trợ lý, hãy lấy một tờ giấy và ghi lại những việc bạn làm đi làm lại trong tuần qua. Email nào bạn soạn lại nhiều lần? Câu hỏi nào khách hỏi đi hỏi lại? Báo cáo nào bạn tổng hợp theo cùng một khung? Lịch nào bạn phải nhắc người khác?
Đánh dấu ba việc tốn thời gian nhất. Đó sẽ là ba việc đầu tiên bạn giao cho đội trợ lý của mình.
Lịch khai giảng và chi phí hiện chưa công bố. Nếu bạn muốn hỏi thêm buổi 1, buổi 2 phù hợp với công việc của bạn ra sao, bạn có thể hỏi Trợ lý Tường hoặc nhắn Zalo cho tôi qua số 094 9338452.
