Năm năm làm trợ lý cho Tổng giám đốc, phần lớn email tôi soạn là để gửi đi dưới tên sếp. Việc khó nhất nằm ở giọng, nội dung thì dễ hơn nhiều: câu sếp hay mở đầu, chữ sếp không bao giờ dùng, độ dài sếp chịu đọc. Đối tác quen sếp lâu năm, chỉ cần một câu lạ là họ biết ngay người viết là ai khác.
Khi bắt đầu nhờ AI soạn nháp, tôi gặp lại đúng chuyện đó. Bản nháp đủ ý, đủ lịch sự, câu cú gọn gàng. Nhưng đọc lên không ra một người cụ thể nào cả.
Mỗi người có một cách viết riêng, như dấu vân tay. Còn Claude, ChatGPT, Gemini đều học từ những kho dữ liệu khổng lồ giống nhau trên internet, nên viết theo cùng một khuôn: cùng nhịp câu, cùng cách chuyển đoạn, cùng kiểu chọn chữ. Người đọc thân với bạn sẽ nhận ra, vì họ biết bạn viết thế nào.
Cách tôi xử lý là viết ra một tệp mô tả giọng văn, gọi là Brand Voice DNA, rồi bắt AI đọc nó trước mỗi lần viết.
Dấu vân tay AI nằm ở nhịp
Bài AI viết mặc định thường có câu dài vừa phải, đoạn nào cũng 3–4 câu, đều như máy đếm nhịp. Sau mỗi ý lớn là một câu nối kiểu “Bên cạnh đó”, “Ngoài ra”. Liệt kê đúng ba gạch đầu dòng. Kết bằng “Hy vọng bài viết hữu ích”.
Không sai chỗ nào. Chỉ là không ai nói chuyện như vậy.
Người thật viết lộn xộn hơn. Câu ngắn xen câu dài. Có khi một chữ đứng thành một câu. Có khi một câu kéo dài vì ý đó cần chỗ. Người thật ngập ngừng, ngắt quãng, đổi hướng giữa chừng. Đó là thói quen, và thói quen thì ghi lại được. Bảy bước dưới đây là cách ghi lại.
Bước 1: gom những đoạn bạn tự viết
Tìm 5–7 đoạn bạn từng tự tay viết và đọc lại thấy “đúng là mình”: một email gửi khách, một bài Facebook, một tin nhắn dài cho bạn bè, một bản ghi chú. Chọn đoạn thật nhất, đừng chọn đoạn hay nhất. Đoạn được sửa nhiều lần thường đã bị pha loãng giọng. Đoạn viết nhanh, ít nghĩ mới giữ được nhịp tự nhiên.
Dán tất cả vào một tệp. Đó là nguyên liệu.
Bước 2: đọc lại và ghi pattern
Tự hỏi: câu của mình thường dài hay ngắn? Hay mở câu bằng chữ gì? Có hay dùng từ nối, hay để khoảng trống cho người đọc tự nối? Dùng dấu câu thế nào?
Ví dụ của tôi: câu ngắn, đi thẳng vào việc, hay mở bằng một việc cụ thể ở văn phòng, ít từ nối, gần như không cảm thán. Của bạn sẽ khác, và chính chỗ khác đó là thứ cần ghi lại. Có pattern cụ thể, AI mới bắt được nhịp của bạn.
Bước 3: lập danh sách cấm
Bước này hay bị bỏ qua nhưng tạo khác biệt rõ nhất.
AI có những chữ ưa dùng. Nghĩa không sai, nhưng nhìn là biết máy: đột phá, tiên phong, tối ưu hóa, toàn diện, hành trình (theo kiểu hoa mỹ), trao quyền, truyền cảm hứng. Danh sách của tôi có thêm hệ sinh thái, bùng nổ, “trong bối cảnh”, “hãy cùng khám phá”.
Ngoài chữ còn có cấu trúc. Phổ biến nhất là câu phủ định rồi khẳng định lại: “Đây không phải X. Đây là Y.” Mẫu này làm một ý bình thường nghe có vẻ sâu. Cách sửa đơn giản: xóa vế phủ định, giữ vế khẳng định. Một dấu hiệu nữa là dấu gạch ngang dài dùng liên tục, nên thay bằng dấu phẩy, dấu chấm, dấu hai chấm hoặc ngoặc đơn.
Ghi lại mọi chữ và cấu trúc bạn không bao giờ dùng khi nói chuyện thật. Đó là danh sách cấm của bạn.
Bước 4: ghi kỹ thuật riêng
Ngoài điều không làm, ghi cả điều hay làm. Có người hay mở bài bằng một cảnh cụ thể, có người mở bằng một con số bất ngờ, có người hỏi thẳng người đọc. Tôi hay mở bằng một việc thật ở văn phòng: một email, một bản báo cáo, một cuộc hẹn.
Càng cụ thể càng dễ làm theo. “Giọng thân thiện” là quá chung. “Đoạn văn mặc định 1–2 câu, tối đa 3, xưng tôi, gọi người đọc là bạn” thì AI làm được ngay.
Bước 5: gộp thành một tệp
Gộp kết quả bước 1 đến 4 vào một tệp markdown, đặt tên kiểu brand-voice-DNA-[tên bạn].md. Khung gợi ý:
- Bạn là ai: viết cho ai, giọng cốt lõi là gì, xưng hô thế nào.
- Đoạn mẫu: dán nguyên 2–3 đoạn thật nhất từ bước 1. AI học từ đây nhiều nhất.
- Quy tắc viết: nhịp câu, độ dài đoạn, cách mở bài, cách chuyển ý.
- Danh sách cấm: chữ, cụm từ, cấu trúc không bao giờ xuất hiện.
- Cách áp dụng: quy tắc nào cứng, quy tắc nào linh hoạt, và câu hỏi kiểm tra cuối cùng.
Một ví dụ rút gọn, theo cách tôi ghi cho giọng của mình:
Xưng “tôi”, gọi người đọc là “bạn”. Câu ngắn, đi thẳng vào việc. Ví dụ lấy từ công việc văn phòng thật: email, báo cáo, lịch hẹn, chăm khách. Mở bằng một việc cụ thể, kết bằng một việc người đọc làm được ngay. Không emoji, không hô hào, không viết hoa để nhấn. Không dùng: đột phá, tiên phong, hệ sinh thái, bùng nổ. Không dùng mẫu “Đây không phải X. Đây là Y.” Khi nói về AI, nói cả giới hạn của nó.
Tệp này sống lâu cùng bạn, nên cập nhật khi giọng văn của bạn đổi.
Bước 6: cho AI đọc tệp mỗi lần làm việc
Bạn có thể dán tệp vào ChatGPT hay công cụ nào cũng được. Tôi hay dùng Claude. Nếu dùng Claude Cowork (xem hướng dẫn cài đặt), cách gọn nhất là:
- Mở ứng dụng Claude trên máy tính, vào chế độ Cowork.
- Chọn thư mục làm việc mà Claude được phép đọc.
- Lưu tệp brand-voice-DNA vào thư mục đó.
- Tạo thêm tệp CLAUDE.md trong cùng thư mục. Đây là tệp Claude đọc đầu tiên mỗi phiên làm việc.
- Ghi vào CLAUDE.md một dòng: “Trước khi viết bất kỳ nội dung nào, đọc tệp brand-voice-DNA.md và áp dụng toàn bộ quy tắc trong đó.”
Nếu bạn nhờ viết nhiều loại nội dung như blog, email, chú thích ảnh, thêm một dòng: “Áp dụng giọng văn này cho mọi nội dung, trừ khi tôi dặn khác.” Từ đó Claude tự đọc giọng của bạn trước khi viết, không phải dặn lại mỗi lần. Đội trợ lý AI ở Chạm Phát cũng chạy theo cách này: quy tắc nằm trong tệp, trợ lý đọc trước rồi mới làm việc.
Bước 7: viết thử và chỉnh
Nhờ AI viết một đoạn 150–200 chữ về chủ đề bạn hay viết. Đọc lại và hỏi: cái này có giống mình không? Chỗ nào thấy lạ, một chữ, một cấu trúc, một nhịp, ghi ra và bổ sung vào tệp.
Lần đầu thường phải sửa 3–4 điểm nhỏ. Sau 2–3 vòng, tệp đủ chín để AI viết đúng ngay lần đầu. Nếu bạn đang dùng một bộ não thứ 2 để lưu ghi chú, đưa luôn tệp này vào đó. Bạn vẫn là người duyệt cuối. AI bắt chước nhịp được, còn chuyện thật và ý kiến thật phải đến từ bạn. Đừng để AI bịa câu chuyện thay mình.
Câu kiểm tra tôi hay dùng: nếu không biết bài này có AI giúp, mình có nhận ra đây là bài của mình không? Nếu có, tệp đã ổn. Nếu chưa, tối nay mở tệp ra và thêm vài dòng nữa.
Chính bài này cũng đang dùng AI, DNA chưa bị xoá đâu author