Hồi làm trợ lý Tổng giám đốc, tôi từng chứng kiến một lần cả văn phòng phải đổi phần mềm quản lý lịch. Bên cũ tăng giá, rồi đổi cách tính phí. Việc chuyển sang bên mới mất cả tháng, không phải vì bên mới khó dùng, mà vì toàn bộ lịch, ghi chú, mẫu thư đều nằm trong hệ thống cũ, xuất ra không trọn vẹn.
Bài học tôi nhớ tới bây giờ: thứ gì quan trọng với công việc của mình thì phải nằm trong tay mình. Với trợ lý AI cũng vậy. Đó là lý do tôi luôn nhấn một điều khi dựng đội trợ lý: đổi được model AI giữa chừng, không khoá chặt vào một nhà cung cấp.
Model AI là gì trong đội trợ lý của bạn
Nói đơn giản, model là phần bộ não đọc câu hỏi và viết câu trả lời. Có nhiều hãng làm model, mỗi hãng có nhiều phiên bản, phiên bản mới ra liên tục. Có model mạnh về viết, có model rẻ và nhanh, có model đọc tài liệu dài tốt hơn.
Nhưng một trợ lý làm được việc gồm nhiều thứ hơn bộ não. Còn có kho tài liệu nó nhớ, quy trình nó làm theo, dữ liệu nó được nối vào, và những quy tắc bạn đặt ra như câu nào được tự trả lời, câu nào phải chờ duyệt. Model chỉ là một mảnh trong đó.
Vì sao chuyện này quan trọng với doanh nghiệp một người
Giá
Giá dùng model thay đổi theo thời gian, có lúc giảm, có lúc đổi cách tính. Doanh nghiệp lớn có thể chịu được một lần tăng chi phí. Người vận hành một mình thì mỗi khoản chi đều phải cân. Nếu bạn đổi được model, bạn có quyền chọn: việc đơn giản như phân loại tin nhắn dùng model rẻ, việc cần viết kỹ như soạn bài đăng dùng model tốt hơn.
Chất lượng
Model hôm nay tốt nhất chưa chắc tháng sau còn tốt nhất. Cũng có khi một phiên bản mới lại trả lời kém hơn ở đúng việc bạn cần. Khi không bị khoá, bạn thử model khác trên chính tài liệu của mình, so câu trả lời, rồi chọn cái hợp nhất.
Rủi ro
Một nhà cung cấp có thể gặp sự cố, ngừng một phiên bản, đổi điều khoản, hoặc giới hạn ở khu vực của bạn. Nếu toàn bộ đội trợ lý chỉ chạy được trên một hãng, ngày hãng đó trục trặc là ngày khách của bạn không ai trả lời. Có đường lui là cách giảm rủi ro rẻ nhất.
Dữ liệu và quy trình là của mình
Để đổi được model, nguyên tắc cốt lõi là những thứ có giá trị phải nằm ở phía bạn:
- Kho tài liệu lưu trên máy bạn và máy chủ riêng của bạn, ở dạng tệp bạn mở và sửa được.
- Quy trình và quy tắc viết rõ ràng, tách khỏi model: trợ lý chăm khách làm gì, trợ lý báo cáo làm gì, việc nào phải duyệt.
- Kết nối dữ liệu như đơn hàng, lịch hẹn, bảng tính đi qua hệ thống của bạn, không gắn chặt vào tính năng riêng của một hãng.
- Lịch sử làm việc lưu lại ở chỗ bạn, để khi đổi model, trợ lý mới vẫn biết đã làm gì.
Khi giữ được bốn thứ đó, model trở thành một phần thay được, giống như thay một nhân viên mới vào vị trí đã có sẵn quy trình bàn giao.
Ví dụ: một ngày đổi hãng mà đội trợ lý vẫn chạy
Giả sử một chủ tiệm bánh vận hành một mình, có ba trợ lý: một trợ lý trả lời khách trên Zalo, một trợ lý soạn bài đăng, một trợ lý tổng hợp đơn hàng cuối ngày.
Sáng hôm đó, nhà cung cấp model đang dùng báo chậm, câu trả lời mất lâu bất thường. Chị chủ mở phần cấu hình, chọn model của một hãng khác cho trợ lý trả lời khách. Kho tài liệu vẫn là bảng giá và câu hỏi thường gặp cũ. Quy tắc vẫn là câu nào được tự trả lời, câu nào chờ duyệt. Khách nhắn vào vẫn được trả lời theo đúng tài liệu, có dẫn nguồn.
Chị thử mười câu hỏi quen thuộc với model mới, so với câu trả lời cũ. Có hai câu văn phong hơi khác, chị chỉnh lại một dòng trong hướng dẫn cho trợ lý. Trợ lý soạn bài đăng vẫn giữ model cũ vì việc đó không gấp. Đến chiều, khi nhà cung cấp cũ ổn định, chị quyết định có chuyển lại hay không, dựa trên chất lượng và chi phí thực tế.
Điểm đáng chú ý: không có gì phải làm lại từ đầu. Đó là ví dụ minh hoạ, nhưng là cách tôi muốn mọi đội trợ lý được dựng.
Giới hạn cần biết
Đổi model không phải lúc nào cũng trơn tru. Mỗi model hiểu hướng dẫn hơi khác nhau, nên sau khi đổi bạn vẫn cần thử lại vài việc quan trọng. Chi phí và tốc độ mỗi hãng mỗi khác, cần theo dõi. Và một số tính năng đặc thù của từng hãng sẽ không mang sang được. Vì vậy càng ít dựa vào tính năng riêng, càng dễ đổi.
Việc bạn làm được ngay
Nếu bạn đang dùng trợ lý AI, hãy tự hỏi ba câu: tài liệu tôi nạp cho trợ lý đang nằm ở đâu, tôi có bản sao không? Quy tắc làm việc của trợ lý có được viết ra không, hay chỉ nằm trong một cuộc trò chuyện? Nếu ngày mai hãng này ngừng phục vụ, tôi mất gì?
Câu nào bạn chưa trả lời được, đó là chỗ nên sửa trước. Bạn có thể hỏi thêm Trợ lý Tường về cách dựng đội trợ lý đổi được model.
